Démarches liées aux élections et à la citoyenneté

Recensement citoyen, inscription sur les listes électorales, remise de carte électorale, retrouvez l'essentiel des informations concernant les démarches liées aux élections et à la citoyenneté.

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Accueil particuliers  > Associations  > Évolutions et dissolution d'une association  > Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?

Question-réponse

Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?

Vérifié le 21/02/2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif : en effet, selon la situation, d'autres documents peuvent être à conserver.

Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :

Ils doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.

Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.

Les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation.

Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,...).

Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :

  • Convocations de l'assemblée générale
  • Feuilles d'émargement, pouvoirs
  • Procès-verbaux d'assemblée
  • Bilan d'activités
  • Rapports du commissaire aux comptes

Ils sont à conserver au minimum 5 ans.

Les documents financiers sont les suivants :

  • Comptes annuels
  • Livres comptables
  • Pièces justificatives

Ils doivent être conservés au minimum 10 ans .

Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.

Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)

5 ans

Registre unique du personnel

5 ans à partir du départ du salarié

Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...

5 ans

Document portant sur les charges sociales et la taxe sur les salaires

3 ans

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation

1 an

Déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM

5 ans

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Titres de propriété et actes de ventes

Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée.

Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer

Durée du contrat + 5 ans

Contrat d'assurance

Durée du contrat + 2 ans

Factures de gaz et d'électricité

2 ans

Factures d'eau

  • 4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple)
  • 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée

Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet

1 an

La loi n'oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.

Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique.

Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.

Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.

Où s’adresser ?

Mairie

Archives départementales

Durée de conservation en fonction du type de document

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Documents portant sur la création de l'association

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Documents financiers

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Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?

Vérifié le 21/02/2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif : en effet, selon la situation, d'autres documents peuvent être à conserver.

Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :

Ils doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.

Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.

Les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation.

Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,...).

Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :

  • Convocations de l'assemblée générale
  • Feuilles d'émargement, pouvoirs
  • Procès-verbaux d'assemblée
  • Bilan d'activités
  • Rapports du commissaire aux comptes

Ils sont à conserver au minimum 5 ans.

Les documents financiers sont les suivants :

  • Comptes annuels
  • Livres comptables
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Ils doivent être conservés au minimum 10 ans .

Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.

Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.

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Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...

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1 an

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Titres de propriété et actes de ventes

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Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.

Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.

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Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :

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Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.

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Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,...).

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  • Feuilles d'émargement, pouvoirs
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J'ai acquis la nationalité française
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Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :

Ils doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.

Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.

Les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation.

Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,...).

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Questions fréquentes

Puis-je voter l'année de mon inscription ?
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Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,...).

Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :

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Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.

Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.

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Quel justificatif de domicile pour s'inscrire sur les listes électorales ?
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Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.

Les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation.

Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,...).

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Cérémonie de citoyenneté

La commune organise une cérémonie de citoyenneté pour les habitants qui voteront pour la première fois dans l’année (jeunes majeurs, personnes ayant acquis la nationalité française). Cette cérémonie se déroule quelques mois avant les élections.

Elle est l’occasion de remettre un livret du citoyen, la carte électorale aux nouveaux votants et d’échanger avec ces nouveaux citoyens locoalo-mendonnais.

16 ans : l'âge du recensement citoyen

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Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.

Les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation.

Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,...).

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